函证（Confirmation）是注册会计师在审计过程中，为获取有关银行存款、往来款项、存货、借款等账户余额以及交易事项的证实性证据，直接向被审计单位以外的第三方（如银行、客户、供应商、债权人等）发函，请对方回函确认的审计程序。
什么是函证？——深度解析其本质
函证是注册会计师执行审计业务时，为获取充分、适当的审计证据，以证实被审计单位特定交易事项或账户余额的真实性、准确性和完整性，而设计和实施的一项重要审计程序。其核心在于通过直接从独立第三方获取书面确认，来验证被审计单位财务报表中相关信息的可靠性。
简单来说，当审计师需要确认某个银行账户里有多少钱、某笔应收账款是不是真的存在并且金额无误时，他不会只听公司自己说，而是会直接写信给银行或客户，要求他们确认这些信息，并将确认结果直接回函给审计师。
函证的目的与重要性
函证的主要目的
注册会计师实施函证程序，主要有以下几个目的：
- 验证交易的真实性、准确性和完整性： 函证能够证实被审计单位账面记录的交易和余额是否真实存在、金额是否准确、是否所有应记录的事项都已记录。
- 获取独立于被审计单位的审计证据： 函证的证据来源于与被审计单位无关联的第三方，其独立性高，因此证据力强，能有效降低管理层舞弊或错报的风险。
- 发现潜在的舞弊或错误： 通过核对回函信息与被审计单位账面记录的差异，审计师可能发现未经授权的交易、虚假交易、漏记或错记的会计分录等舞弊或错误。
- 提高审计报告的可信度： 充分有效的函证程序有助于注册会计师形成恰当的审计意见，从而提高财务报表使用者对审计报告和财务报表的信任度。
函证在审计中的重要性
函证作为一种高度可靠的审计证据获取方式，在现代审计实践中占据着举足轻重的地位。
- 强化内部控制： 函证过程本身也对被审计单位的内部控制起到一定的监督和制约作用。
- 法律和法规要求： 许多国家和地区的审计准则都明确规定，在特定情况下（如银行存款、往来款项等），函证是注册会计师必须执行的审计程序之一。
- 风险管理： 在高风险领域（如存在舞弊风险或重大错报风险的账户），函证更是审计师应对这些风险的重要手段。
函证的分类与常见形式
按确认事项分类
根据函证确认的具体内容，函证可以分为多种类型：
- 银行存款函证： 最常见的函证类型，用于确认银行存款余额、借款、理财产品、银行承兑汇票、未达账项等与银行相关的各项信息。
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往来款项函证：
- 应收账款函证： 确认客户应付被审计单位的款项金额。
- 应付账款函证： 确认被审计单位应付供应商的款项金额。
- 预收/预付款项函证： 确认预收客户或预付供应商的款项金额和性质。
- 存货函证： 当存货由第三方代管时，函证代管方以确认存货的数量和状况。
- 借款函证： 确认被审计单位的借款金额、利率、还款期限、担保等信息。
- 律师函证： 用于确认被审计单位是否存在未决诉讼、仲裁或其他或有事项，以及这些事项的潜在影响。
- 其他特殊事项函证： 如确认资产抵押情况、重要合同条款、委托加工物资等。
按回复方式分类
根据回函的方式，函证主要分为积极式函证和消极式函证：
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积极式函证（Positive Confirmation）：
指注册会计师要求被函证方无论是否同意函证信息，都必须直接回函给注册会计师确认的函证方式。
特点： 证据力强，能直接获取确认信息，通常用于金额重大、风险较高的账户。即使被函证方对信息无异议，也需要回函。
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消极式函证（Negative Confirmation）：
指注册会计师要求被函证方只有在不同意函证信息时才需要回函，否则视为同意的函证方式。
特点： 成本较低，但证据力相对较弱，因为未回函不代表信息准确，可能仅仅是被函证方未予理会。通常适用于账户余额较小、数量众多、内部控制有效且重大错报风险评估为低风险的账户。
函证的实施流程
一个完整的函证程序通常包括以下关键步骤：
- 确定函证对象与范围： 注册会计师根据审计风险评估和重要性水平，识别需要函证的账户余额和交易事项，并选择合适的被函证方。
- 设计函证内容： 注册会计师设计函证信件，明确函证目的、需要确认的信息、回函地址（必须是审计师的办公地址）和联系方式，并附上被审计单位的授权。函证应以被审计单位的名义发出。
- 获取被审计单位授权： 被审计单位管理层必须签署函证授权书，同意审计师进行函证。这是确保函证有效性的关键一步。
- 寄发函证： 函证的寄发必须由注册会计师直接控制，确保函证能够直接送达被函证方，防止被审计单位截留或篡改。通常采用挂号信、快递或电子函证平台等方式。
- 接收函证回函： 被函证方应直接将回函寄送给注册会计师，而非被审计单位。注册会计师应记录回函的接收日期和方式。
- 处理函证差异与例外： 如果回函信息与被审计单位账面记录存在差异，注册会计师需要对差异进行调查，获取解释和进一步的证据，以确定差异的原因和影响。
- 评价函证结果： 注册会计师综合考虑回函的可靠性、所获取证据的充分性和适当性，以及与函证目标相关的其他审计证据，对函证结果进行评价，并决定是否需要执行替代程序或调整审计计划。
函证的风险与应对
函证的局限性
尽管函证是强有力的审计证据，但它也存在一定的局限性：
- 回函的及时性与完整性： 有些被函证方可能不及时回函，或者回函信息不完整、不清晰，导致审计效率降低或需要执行替代程序。
- 回函的可靠性： 在极少数情况下，被函证方与被审计单位可能存在串通舞弊，导致回函信息不真实。或者被函证方本身的信息系统存在缺陷，导致回函错误。
- 未能发现未记录的交易： 函证通常是针对账面已记录的交易或余额进行的确认，对于未被记录的虚假交易或隐瞒的负债，函证可能无法发现。
应对措施
为最大化函证的效果并应对其局限性，注册会计师应采取以下措施：
- 加强函证控制： 严格控制函证的寄发和接收过程，确保独立性和有效性。
- 执行替代程序： 对于未回函、回函差异或回函不可靠的情况，注册会计师应执行替代审计程序，如检查原始凭证、核对后续收款/付款、分析性复核等，以获取足够的审计证据。
- 关注舞弊风险： 在评估被审计单位存在舞弊风险时，应特别警惕可能存在的虚假回函或函证过程中的舞弊行为，并采取更加严格的控制措施和更深入的检查。
函证与审计准则
在中国，注册会计师执行函证程序需严格遵循《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》以及相关指南的要求。这些准则详细规定了函证的目的、类型、实施程序、评价方法以及注册会计师在函证过程中应履行的责任。
《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》明确指出，函证程序是获取与特定认定相关的审计证据的一种重要方式，旨在通过与独立第三方的直接沟通，获取对财务报表某些项目或交易的确认信息。
注册会计师必须熟悉并遵守这些准则，确保函证程序的合规性、有效性，从而为形成恰当的审计意见提供坚实的基础。
总结
函证是注册会计师审计工作中一项不可或缺且至关重要的程序。它通过直接向独立的第三方获取书面确认，为审计师提供了高度可靠的外部证据，极大地增强了审计证据的独立性和说服力。理解函证的定义、目的、不同类型、详细流程及其潜在风险，对于注册会计师有效执行审计业务，确保财务报表的真实性、准确性和完整性，以及防范和发现舞弊行为，都具有深远意义。同时，这也是财务报表使用者信任审计报告和财务报表的重要基石之一。
